Met een goede digitale workflow binnen je bedrijf zorg je ervoor dat je routes en taken op een zo’n efficiënt mogelijke manier vastlegt en aanstuurt. Op deze manier maak je goed inzichtelijk wat de werklast is van iedere werknemer en wat de doorlooptijd is van alle processen binnen de organisatie. Dit moet uiteindelijk leiden tot meer efficiëntie, wat de kosten weer reduceert. Een goede workflow is dus heel belangrijk, maar hoe creëer je die? Hoewel deze vraag per organisatie verschillend beantwoord kan worden, zijn er drie generieke basisprincipes die altijd gelden.
Principe 1) Processen in kaart brengen
Voor elk bedrijf geldt dat het belangrijk is om de huidige processen goed in kaart te brengen. Welke werkmethodes zijn met elkaar afgesproken en in hoeverre wordt er ook daadwerkelijk via dit model gewerkt? Dat zijn belangrijke zaken om in kaart te brengen, want alleen als dit inzichtelijk is, kun je verbeteringen doorvoeren. Uiteindelijk kan er pas sprake zijn van een goede en efficiënte workflow als iedereen binnen het bedrijf weet wat er wanneer van hem of haar verwacht wordt. Een belangrijke stap in het digitaliseren van de workflow is dus om hier duidelijkheid in te scheppen.
Principe 2) Zorg voor duidelijke taken bij elk proces
Een tweede basisprincipe voor een goede digitale workflow is het zorgen voor duidelijke taken. Niet alleen moet duidelijk zijn wat de taak is die uitgevoerd moet worden, maar ook moet helder zijn wie dit uit gaat voeren. Elk proces kent in het ideale geval een proceseigenaar, die weet wat er van hem verwacht wordt en dit ook goed kan uitleggen aan de betrokken medewerkers. Een volgende stap voor deze proceseigenaar is het erop toezien dat iedereen zo efficiënt mogelijk kan werken binnen de gecreëerde workflow. Lukt dit niet of zijn er mogelijkheden tot optimalisatie? Dan is het ook de taak van de proceseigenaar om het proces aan te passen.
Principe 3) Zorg voor goede implementatie van de gekozen workflow
Om de gekozen workflow uiteindelijk succesvol toe te kunnen passen binnen het bedrijf, is het van belang om alle medewerkers heel goed in te lichten. Door hen goed te laten zien wat hun taak is binnen de workflow, wordt ook de efficiëntie binnen de organisatie verhoogd. Uitleggen dat bijvoorbeeld goed versiebeheer hier ook een hele belangrijke rol in speelt, hoort hier ook bij. Alleen zo zorg je voor een efficiënte workflow binnen je organisatie!
0 reacties